Steigender Kostendruck im Fuhrpark - und jetzt?

Mal ehrlich: Wie hoch muss der Kostendruck werden, bis jemand ins Handeln kommt?

Der Fuhrpark ist längst kein unauffälliger Kostenblock mehr – er steht im grellen Rampenlicht der Betriebswirtschaft. Und der Druck steigt: Versicherungskosten explodieren, Kraftstoffpreise tanzen täglich und steigen langfristig, Reparaturkosten ziehen an und die Finanzierung wird durch steigende Zinsen und volatile Restwerte zum unkalkulierbaren Risiko.

​Wer da glaubt, mit „Weiter so“ durchzukommen, spielt nicht mit, sondern gegen seine eigene Zukunft.
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Doch was tun? Einfach mal überall ein bisschen sparen? Kürzen? Outsourcen? Nein – genau darin liegt der Fehler. Fuhrparkmanagement unter Kostendruck braucht Struktur, Klarheit und Strategie. Und vor allem: den Mut, alte Zöpfe abzuschneiden.
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​Warum Abwarten keine Option ist

Die unbequeme Wahrheit: Die Kosten laufen aus dem Ruder

Ein Blick auf die Gesamtkostenentwicklung (Total Cost of Ownership) der letzten fünf Jahre zeigt die Richtung:

• Kraftstoffkosten:  Steigerung um etwa 30 %
• Versicherung/Schadenmanagement: Anstieg um gut 50 %
• Finanzierungskosten: Durch höhere Preise und Zinsen gut 40 % gestiegen.

​Und die „Sonstiges“-Kosten? Undurchsichtig, schwer steuerbar – aber stetig wachsend.
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In vielen Unternehmen ist der Fuhrpark nach wie vor ein „Nebenbei“-Thema. Zuständigkeiten sind unklar, Regelungen fehlen oder werden ignoriert, Entscheidungen werden nach Bauchgefühl oder Bequemlichkeit getroffen. Das ist fatal – und teuer.

Die drei häufigsten Fehler – und was sie kosten:

1. Reagieren statt analysieren
   Wenn die Kosten steigen, wird meist operativ gegengesteuert: kürzere Leasingzeiten, weniger Ausstattung, billigere Marken. Klingt logisch – ist aber oft der Anfang vom Ende.
   
   
2. Keine Positionsbestimmung
   Wer seine Ausgangslage nicht kennt, kann auch keine sinnvollen Maßnahmen ergreifen. Viele Fuhrparkverantwortliche wissen nicht, wie hoch die durchschnittliche Kilometerleistung ist, welche Fahrzeuge wie lange genutzt werden, oder welche Kosten in den einzelnen Segmenten anfallen. Wer blind spart, spart am falschen Ende.
   
   
3. Gießkannenprinzip statt gezielter Optimierung
   Maßnahmen werden auf alle Fahrzeuge gleichermaßen angewendet, obwohl sie individuell optimierbar wären. Beispiel: Ein Stadtfahrzeug braucht ein anderes Finanzierungskonzept als ein Motivationsfahrzeug. Ein Sprinter im Serviceeinsatz muss anders gesteuert werden als ein Außendienstwagen.

Der richtige Weg: Struktur statt Schnellschuss
Kostendruck ist kein Schicksal. Er ist ein Weckruf. Wer ihn ernst nimmt, kommt an einem professionellen Optimierungsprozess nicht vorbei:

1. Positionsbestimmung
Die Bestandsaufnahme ist die Basis. Ohne sie bleibt jede weitere Maßnahme ein Schuss ins Blaue.

• Welcher Mobilitätsbedarf besteht tatsächlich?
• Welche Fahrzeuge sind im Einsatz, zu welchen Konditionen?
• Wie ist die Verwaltungsstruktur aufgestellt?
• Welche Dienstleister sind eingebunden?

2. Strategische Maßnahmen
Strategische Stellschrauben wie die nachfolgenden Beispiele gibt es viele im Fuhrparkmanagement:

• Nachverhandlungen von Rahmenverträgen
• Anpassung der Car-Policy an neue wirtschaftliche Rahmenbedingungen
• Professionalisierung von Prozessen (z. B. durch Digitalisierung)
• Schulung von Fuhrparkverantwortlichen und Entscheidern

3. Operative Maßnahmen
Hier geht es ins Tagesgeschäft – und auch hier steckt Potenzial.

     Beispiel Tankverhalten:

• Autobahntankung: 60 ct/Liter teurer
• Einsparung pro Tankfüllung: über 30 €
• Bei 100 Fahrzeugen und nur 1 Autobahn-Tankfüllung je Fahrzeug wöchentlich:
  → fast 150.000 € vermeidbare Mehrkosten jährlich

    Weitere operative Ansätze:

• Schaden- und Versicherungsmanagement (aktive Steuerung statt nur Schadensabwicklung)
• Optimierung der Nutzungsdauer – wirtschaftlicher als „volle Abschreibung“
• Systematisches Kraftstoffmanagement mit klaren Regeln

„So machen wir das schon immer“ – der gefährlichste Satz im Fuhrpark
Der größte Feind jeder Kostenoptimierung ist nicht die Marktentwicklung, nicht die Energiepreise und auch nicht der Versicherer. Es ist die Haltung: „Das haben wir schon immer so gemacht.“ Wer so denkt, hat schon verloren. Oder um es mit Albert Einstein zu sagen:

„Die reinste Form des Wahnsinns ist es, alles beim Alten zu belassen und gleichzeitig zu hoffen, dass sich etwas ändert.“

Veränderung beginnt im Kopf. Und sie beginnt mit der Erkenntnis, dass das alte System nicht mehr trägt. Wer glaubt, durch „Augen zu und durch“ oder „mal ein bisschen sparen“ den Kostendruck in den Griff zu bekommen, macht sich etwas vor.

Fazit: Wer sparen will, muss investieren – in Analyse und Struktur
Der steigende Kostendruck im Fuhrpark ist real. Er wird bleiben. Und er wird Unternehmen in den kommenden Jahren mehr beschäftigen als jede Diskussion über alternative Antriebe.

Was jetzt hilft:

• Den Überblick gewinnen
• Die eigenen Stellschrauben kennen
• Klar definierte Maßnahmen ergreifen
• Externe Expertise einbeziehen – nicht um alles aus der Hand zu geben, sondern um gezielt zu stärken

Nicht jede Entscheidung muss gleich revolutionär sein. Aber sie sollte durchdacht sein. Wer seine TCO kennt, wer Verantwortung für seinen Fuhrpark übernimmt und wer offen ist für neue Wege, kann auch in wirtschaftlich schwierigen Zeiten handlungsfähig bleiben.

Lust auf echte Klarheit im Fuhrpark?
Dann lassen Sie uns sprechen. Wir analysieren nicht nur Zahlen, wir schaffen Handlungsspielräume.