Eine transparente und faire Dienstwagenregelung trägt in erster Linie zur Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeiter bei. Sie wissen, welche Fahrzeuge ihnen zur Verfügung stehen, welche Kosten übernommen werden, ohne dass individuelle Verhandlungen notwendig sind oder im Einzelfall das Gefühl einer Benachteiligung aufkommt. Ein zentraler Bestandteil dabei ist die Definition von Wertgrenzen, häufig auch Referenzraten. Diese geben an, welches Budget das Unternehmen bei der Fahrzeugbeschaffung zur Verfügung stellt ![]() Eine Wertgrenze trägt damit zu mehr Fairness bei., Sie stellt sicher, dass Mitarbeiter auf ähnlichen Positionen oder mit ähnlichen Verantwortlichkeiten Zugang zu vergleichbaren Dienstwagen haben. Dadurch vermeidet sie Unterschiede bei der Fahrzeugwahl, welche nur auf individuellen Verhandlungen beruhen. Häufig sollen durch festgelegte Referenz-Raten die späteren Kosten für Dienstwagen besser kontrollierbar sein. Die Rate stellt dabei eine maximale Grenze dar, die das Unternehmen für die Bereitstellung eines Dienstwagens übernimmt. Es besteht die Hoffnung durch eine Referenzrate die Budgetierung und langfristige Finanzplanung des Firmenfuhrparks zu erleichtern. Dies ist in den meisten Fällen jedoch ein Trugschluss. Zusammengefasst hilft die Referenzrate im Wesentlichen dabei, … …die Dienstwagenordnung klar und verständlich zu gestalten, …für das Unternehmen und für die Mitarbeiter faire Bedingungen zu schaffen, …den Beschaffungsaufwand zu reduzieren und ...die Fahrzeugauswahl zu steuern. 1. Varianten Es gibt mehrere grundsätzliche Varianten für die Definition einer Referenzrate.
Es erscheint logisch, dass für die ersten beiden Varianten eine Leasingfinanzierung als Voruassetzung anzunehmen ist. Bei den drei letzten Varianten kann die Beschaffung sowohl im Leasing also auch durch Kauf zugrunde liegen. Empfehlenswert ist bei allen Varianten die Definition einer Mindestausstattung der Fahrzeuge. Diese sollte in der späteren Wertgrenze berücksichtigt sein. Ansonsten besteht die Gefahr, dass sich Dienstwagennutzer sicherheitsrelevante Ausstattungen zugunsten von Komfortausstattungen sparen. Nachfolgend die Betrachtung der Ausgestaltungsmöglichkeiten sowie der Vor- und Nachteile der einzelnen Varianten. 2. Finanzrate Die Finanzrate als Referenzwert zu verwenden ist wahrscheinlich die gängigste Variante bei allen Unternehmen, die klassisches Kilometerleasing als Finanzierungsart gewählt haben. Die grundsätzlichen Vorteile dieser Variante sind:
Nachteile:
Denkbar sind hier drei grundsätzliche Möglichkeiten. Eine fixe Rate, eine auf einer als Referenz definierten Laufleistungs-/Nutzungsdauerkombination beruhende Rate oder einer definierten Rate je nach Laufleistung/Nutzungsdauerkombination (Matrix). 3. Fixe Rate Die fixe Rate bedeutet, dass egal welche jährliche Laufleistung und welche Nutzungsdauer in einem Leasingvertrag zugrunde gelegt wird, immer für alle Nutzenden einer Kategorie dieselbe Rate gilt. Denkbar wäre diese Variante bei einem reinen Motivationsfuhrpark, das heißt, die Fahrzeuge werden beinahe ausschließlich privat genutzt. 4. Referenzrate Hierbei wird eine Laufleistungs- Nutzungsdauerkombination festgelegt und darauf die Leasingrate referenziert ((z. Bsp. 36 Monate/30.000 Kilometer; Referenzrate 500 Euro). Das Fahrzeug wird stets auf dieser Vorgabe kalkuliert. Der tatsächliche Leasingvertrag wird dann individuell auf Basis des Bedarfs des Dienstwagennutzenden abgeschlossen. Diese Variante hat den Vorteil, dass unabhängig von der tatsächlichen späteren vertragliche abgeschlossenen Laufleistung keine Unterschiede bei der Fahrzeugauswahl entstehen. 5. Matrix Hier wird für jede vorgesehen Laufleistung/Nutzungsdauerkombination eine Rate definiert. Beispiel: Hierbei handelt es sich um eine Mischform der beiden vorangegangenen Varianten. Was auf den ersten Blick fair und praktikabel aussieht, hat jedoch in der Praxis massive Nachteile. Selbst wenn es gelingen sollte, eine realistische Abstufung zu definieren, ist der anschließende Pflegeaufwand enorm. 6. Full-Service-Rate Durch die Einbeziehung von zusätzlich angebotenen Serviceraten wird der Kostenbezug der Rate ausgeweitet. Meist wird die geschlossenen Servicerate für Wartung und Verschleiß mit eingerechnet, manchmal auch noch zusätzlich die Reifenrate. Da es sich hierbei nur um eine Addition zusätzlicher Kosten handelt, kann diese Form der Kalkulation für alle vorgenannten Varianten genutzt werden. Die Intention hinter dieser Vorgehensweise ist, neben dem Wertverlust noch weitere Kostenbestandteile der späteren Nutzung einzubeziehen und damit die Nutzenden bei der Fahrzeugauswahl zu lenken (hohe Kosten = weniger Konfigurationsspielraum). 7. TCO-Rate Bei der Verwendung einer TCO-Rate werden alle Kosten, welche das Fahrzeug verursacht, miteinbezogen. Hierzu zählen:
Voraussetzung ist ein Car-Konfigurator, welcher die Möglichkeit bietet, je nach Modell die entsprechenden Betriebskostenkalkulationen durchzuführen. Ansonsten ist dieses Modell in der Praxis nicht handhabbar. 8. Bruttolistenpreis Die Festlegung des maximalen Bruttolistenpreises als Referenz ist eine weitere häufig anzutreffende Variante. Dabei wird je Kategorie ein fixer Bruttolistenpreis als Maximalwert angegeben. Größter Vorteil dieser Variante ist die sehr einfache Handhabung sowohl für die Nutzenden, als auch für das Fuhrparkmanagement. Der Dienstwagennutzer kann auf Basis seines Referenzwertes (sowie weiterer Vorgaben aus der Car-Policy) auf den jeweiligen Herstellerseiten im Internet seine Fahrzeugkonfiguration durchführen und anpassen, bis sie seinen Vorstellungen entspricht. Dies kann er völlig allein, ohne Unterstützung durch das Fuhrparkmanagement, den Händler oder anderer Dritter. Ein weiterer Vorteil besteht in der relativen Beständigkeit der Bruttolistenpreise. Während Leasingraten durch eine Vielzahl von Parameter beeinflusst werden und sich in kurzen Zeiträumen teilweise deutlich verändern, ist der Bruttolistenpreis relativ statisch. Anpassungen sind meist lediglich einmal jährlich nach den Preisrunden der Hersteller notwendig und bewegen sich meist im unteren einstelligen Prozentbereich. Durch eine geschickte Auswahl der Modelle, welche angeboten werden, kann das Unternehmen hierbei sicherstellen, dass die Rabatte optimiert werden und dem Unternehmen zugutekommen. Während bei der Leasingvariante der Nachlass stets in die kalkulierte Rate mindernd miteinfließt und somit vom Nutzer meist voll ausgeschöpft wird, verbleibt der Nachlass hier beim Unternehmen. Diese Variante wird teilweise auch von Unternehmen mit Leasingfinanzierung verwendet. Das heißt die Leasingrate bleibt bei der Kalkulation dem Mitarbeiter gegnüber völlig aus der Betrachtung heraus, jedoch wird das Fahrzeug anschließend über Leasing beschafft. 9. Netto-Listenpreis Diese Variante basiert ebenfalls auf dem Listenpreis des Fahrzeugs, allerdings abzüglich des Großkundenrabatts. Damit wird der Nachlass wie bei der Leasingvariante an den Fahrzeugnutzer „durchgereicht“. Das heißt, er profitiert von den Nachlässen und bekommt dadurch „mehr Auto“ im Rahmen seiner Wertgrenze. Nachteil dieser Variante ist, dass der Nutzer bei der Konfiguration den jeweiligen modellabhängigen Nachlass kennen müsste. Hinzu kommt die Erschwernis, dass dieser teilweise durch Aktionsrabatte zusätzlich schwanken kann. Alternativ hierzu könnte ein durchschnittlicher Rabatt eingerechnet bzw. vorgegeben werden. 10. Bonus/Malus Alle genannten Kalkulationsvarianten können durch ein Bonus-/Malus-System erweitert werden. Dies kann zum Beispiel auf Basis eines CO2-Referenzwerts und der entsprechenden Abweichung passieren. Oder durch einen Bonus in Form einer Bruttoprämie bei einem Unterschreiten des Referenzwerts. Entscheidend für den Erfolg einer solchen Systematik ist die gehaltliche Relevanz. Ein einmaliger Bonus in Höhe von 150 Euro bei einem Bruttogehalt von 6.000 Euro wird wenig Lenkungswirkung entwickeln. 11. Zuzahlungen In allen Varianten stellt sich die Frage, ob eine Zuzahlung durch die Nutzenden möglich gemacht wird oder ob es sich bei den Referenzwerten um Maximalwerte handeln soll. Wenn eine Zuzahlung durch die Fahrzeugnutzer freigegeben wird, sollte diese dennoch begrenzt werden, um unsinnige oder übertriebene Konfigurationen zu vermeiden. Um Probleme bei Austritten während der Fahrzeuglaufzeit zu vermeiden, bietet es sich an, stets mit einmaligen Zuzahlungen zu arbeiten. So ist auch im Falle eines Leasings sichergestellt, dass die zusätzlich individuell gewünschte Ausstattung für das Unternehmen keine Mehrkosten verursacht. 12. Bewertung In den letzten Jahren bekamen viele Unternehmen mit Leasingreferenzraten Probleme. Durch die schnell stark gestiegenen Zinsen, schlechter Neuwagenverfügbarkeit und dadurch schnell steigenden Leasingraten mussten ständig die Referenzraten angepasst werden, um den Nutzern kein Downsizing aufzuzwingen. Gleiches gilt bei plötzlichen Anpassungen aufgrund von Restwertproblemen oder anderen Markteinflüssen. Dies dürfte der Hauptkritikpunkt an dieser Variante sein. Ein weiteres Problem, welches bei allen leasing- sowie der TCO-basierten Varianten auftritt ist, dass der Nutzer seine Kalkulation nicht ohne Unterstützung durchführen kann. Häufig führt dies zu hohen Prozesskosten, da Fahrzeugkonfigurationen vom Nutzer durchgeführt, das zugehörige Angebot vom Fuhrparkmanagement eingeholt wird und dann eine erneute Anpassung der Konfiguration durch den Nutzer stattfindet, um sich möglichst nahe an die Referenzrate heranzuarbeiten. Dies führt häufig zu x-fachen Angebotseinholungen. Daher ist es empfehlenswert bei der Auswahl der Leasingpartner auf das Vorhandensein eines Car-Konfigurators zu achten, der es ermöglicht die Car-Policy sowie die Konditionen kundenindividuell zu hinterlegen. Dies ermöglich den Nutzenden die permanente Kontrolle der Einhaltung ihrer Rate während der Konfiguration des Fahrzeugs. Alternativ ergibt ab einer bestimmten Fuhrparkgröße der Einsatz eines eigenen Car-Konfigurators Sinn. Diese werden als Softwarelösung am Markt angeboten (z. Bsp. EASY+ von Carano oder FleetScape von Innuce). Arbeitet das Unternehmen mit mehreren Leasingpartnern zusammen ist diese Variante fast schon zwingend, um hohen manuellen Aufwand zu vermeiden. Als dritte Möglichkeit kann alternativ ein externer Fuhrparkmanager (z. Bsp. Holman) eingebunden werden, der dann ein sogenanntes Multibidding durchführt. Das häufigste Argument gegen eine Verwendung der (Brutto-)Listenpreissystematik ist die fehlende Kalkulationssicherheit, da dann nicht mehr klar sei, wie hoch die spätere (Full-Service-)Leasingrate sein wird. Diese Kostensicherheit ist jedoch ein Trugschluss, da in den allermeisten Fällen (außer bei der fixen Leasingrate als Referenz) die tatsächliche Leasingrate erst nach Abschluss des finalen Leasingvertrags mit individualisierter Laufleistung und -Zeit feststeht. Zudem kommen bei Leasing häufig weitere nicht oder nur schwer im Vorfeld kalkulierbare Zusatzkosten am Ende des Vertrags hinzu (Minderwerte, Mehr-/Minderkilometer, Vorfälligkeitsentschädigung…). Somit greift dieses Argument nur in den seltensten Fällen. Die Vorteile der Listenpreise als Referenz überwiegen deren Nachteil bei weitem:
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Juli 2024
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