Ein professionell geführter Fuhrpark ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor für Unternehmen, Kommunen und Organisationen. Die Kostenwirkung ist für viele Unternehmen erheblich, stellt doch der Fuhrpark häufig den zweitgrößten Kostenblock nach den Personalkosten dar. Dennoch sehen wir in der Beratungspraxis immer wieder dieselben kostspieligen Fehler, die nicht nur Budgets belasten, sondern auch Effizienz, Servicequalität, Mitarbeiterzufriedenheit und Nachhaltigkeit beeinträchtigen. Die folgende Übersicht zeigt die fünf häufigsten und teuersten Schwachstellen – und warum sich deren Beseitigung lohnt.​







​1. Fehlende Kostentransparenz

Ohne eine vollständige und strukturierte Kostentransparenz ist effizientes Fuhrparkmanagement nicht möglich. In vielen Organisationen werden lediglich einzelne Kostenpositionen wie Leasingraten oder Kraftstoffausgaben erfasst, während andere Faktoren – Wartung, Reparaturen, Versicherung, Ausfallzeiten, Verwaltungskosten oder Restwertverluste, Minderwerte bei Leasingrückgabe – nicht systematisch berücksichtigt werden.

Die Folgen:

• Optimierungsmaßnahmen greifen ins Leere
• Maßnahmen setzen an den falschen Stellen an
• Negative Kostenentwicklungen werden nicht oder spät entdeckt
• Einsparpotentiale werden übersehen

Empfehlung:
Bauen Sie eine praxisgerechte und umfängliche Kostenrechnung für Ihren Fuhrpark auf. Dabei geht es erst im zweiten Schritt um die Frage, welche Software die richtige dafür ist. Viel wichtiger ist zunächst eine Kostenartenstruktur zu definieren, die zum Fuhrpark und zu den künftigen Fragestellungen passt. Wer sich hier auf die Zahlen aus der Finanzbuchhaltung verlässt ist meist verlassen. Der Buchhaltung reichen für ihre Zwecke oft nur wenige Sachkonten. Das ist für ein praxisorientiertes Fuhrparkcontrolling nicht ausreichend. 

Um schnell und ohne großen Aufwand an Auswertungen zu kommen braucht es dann eine vernünftige Softwarelösung. Nein, Excel ist definitiv nicht das Mittel der Wahl hierfür. Ein professionelles Fuhrparkmanagementsystem verfügt über individualisierbare Dashboards, die Abweichungen auf den ersten Blick erkennbar machen. 

Führen Sie laufende eine durchgängige TCO-Analyse (Total Cost of Ownership) ein, die sämtlichen direkten und indirekten Kosten pro Fahrzeug und für den gesamten Fuhrpark abbildet. Nur so lassen sich fundierte Entscheidungen treffen und Einsparpotenziale zuverlässig identifizieren.
 
2. Fehlende Qualifikation

Fuhrparkmanagement ist ein komplexes Fachgebiet, das Kenntnisse in den Bereichen Beschaffung, Vertragsrecht, Steuerrecht, Technik, Arbeitssicherheit und Nachhaltigkeit erfordert.

In der Praxis wird die Verantwortung jedoch häufig als Zusatzaufgabe an Mitarbeitende aus Verwaltung oder Technik vergeben – ohne gezielte Schulung oder kontinuierliche Weiterbildung und häufig ohne Einarbeitung. Jemand bekommt den Job schlichtweg „umgehängt“, weil die Geschäftsleitung häufig selbst nicht um die Anforderungen, Chancen und Risken in diesem Bereich Bescheid weiß.

Die Konsequenz: Entscheidungen beruhen auf Gewohnheit oder Teilwissen, statt auf fundierten Analysen und aktuellen Marktkenntnissen. Fuhrparkverantwortliche werden im Regen stehen gelassen und verlassen häufig frustriert das Unternehmen. Dann beginnt das Spiel von vorne oder es erfolgt ein Outsourcing an einen Fuhrparkdienstleister, der anschließend von niemanden richtig geführt und überwacht wird.

Empfehlung:
Investieren Sie in die Qualifizierung Ihrer Fuhrparkverantwortlichen. Schulungen, Zertifizierungen und der Austausch mit Branchenexperten führen nachweislich zu besseren Ergebnissen und geringeren Kosten. Natürlich kostet Ausbildung Geld. Aber eine falsche Entscheidung im Fuhrparkmanagement kann leicht ein Mehrfaches davon kosten.
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Qualitativ hochwertige Aus- und Weiterbildung für das Fuhrpark- und Mobilitätsmanagement finden Sie hier:

• Zertifizierte:r Fuhrparkmanager:in (DEKRA) - Bundesverband Betriebliche Mobilität e.V.
• Mobilitätsmanager:in (BBM) - Bundesverband Betriebliche Mobilität e.V.

 
3. Veraltete oder unpassende Car-Policy

Die Car-Policy ist das zentrale Regelwerk für die Beschaffung von Fahrzeugen und geht inzwischen weit darüber hinaus. Welche Hersteller und Modelle, welche Ausstattungen stehen zur Auswahl, wie sind Wertgrenzen definiert und wer bekommt überhaupt einen Dienstwagen?

Eine passgenaue und bedarfsgerechte Car-Policy legt den Grundstein für die späteren Kosten, die der Fuhrpark verursacht. Ist sie veraltet oder nicht an den tatsächlichen Bedarf angepasst, entstehen unnötige Kosten und Ineffizienzen.

Typische Probleme sind zu großzügige Fahrzeugklassen, fehlende Regelungen zu alternativen Antrieben und eine zu große Markenvielfalt. Eine veraltete Car-Policy kann zudem zu Unzufriedenheit in der Belegschaft führen – etwa, wenn Fahrzeugmodelle nicht mehr zeitgemäß sind, Wertgrenzen nicht angepasst wurden oder dienstliche Anforderungen nicht erfüllt werden.

Eine moderne Car-Policy entwickelt sich daher eher zu einer Mobility-Policy. Diese zeigt Alternativen zum Dienstwagen auf und bietet den Mitarbeitenden die Chance ihren Mobilitätsbedarf passgenau und individuell abzudecken. Gleichzeitig können auf diesem Weg Kosten optimiert und eine strategisch tragfähige Lösung für das Unternehmen entwickelt werden.

Empfehlung:
Überprüfen Sie Ihre Car-Policy regelmäßig – idealerweise einmal jährlich – und passen Sie sie an betriebliche Anforderungen, gesetzliche Rahmenbedingungen und technologische Entwicklungen an. Gehen Sie den Weg in die Transformation hin zu einer Mobility-Policy. Rightsizing, Car-Allowance, Mobilitätsbudget und Co. sind nur einige der vielen Möglichkeiten.
 
4. Mängel im Schaden- und Versicherungsmanagement

Unfälle und Schäden sind im Fuhrpark unvermeidlich – doch wie mit ihnen umgegangen wird, entscheidet über die Kostenhöhe. Dieser Bereich birgt nicht nur enorme Kostenrisiken, sondern positiv gesehen auch enorme Optimierungspotenziale. Kein Segment zeigt vergleichbare Kostensteigerungsraten in den letzten Jahren und es ist kein Ende absehbar. Mit hohen Schadenkosten gehen meist zwangsläufig massiv steigende Versicherungskosten einher.

Fehlende Prozesse, keine zentralen Ansprechpartner, keine definierten Partnerwerkstätten oder unzureichende Präventionsmaßnahmen führen schnell zu längeren Standzeiten, hohen Reparaturkosten, teuren Ersatzfahrzeugen und steigenden Versicherungsprämien.

Die Transformation in Elektromobilität stellt viele vor neue Herausforderungen in diesem Bereich. Kleines Beispiel? Wir sehen in der Praxis Kosten für Marderschäden bei Elektrofahrzeugen von 7.000 bis zu 12.500 Euro im Einzelfall. Im Idealfall ist dies über die Teilkasko abgedeckt, landet aber am Ende doch wieder auf der Schadensquote und treibt die Prämie im Folgejahr nach oben. Zudem reicht manchmal schon ein relativ geringen Unfallschaden um den Austausch des ganzen Batteriepacks notwendig zu machen. Bei kleineren Fahrzeugen ist das dann ein Totalschaden.

Empfehlung:
Etablieren Sie ein strukturiertes Schadenmanagement mit klaren Abläufen, definierten Dienstleistern und einer systematischen Auswertung der Schadenursachen. Ergänzen Sie dies durch Fahrertrainings und Präventionsprogramme, um Schäden von vornherein zu reduzieren. Das Zauberwort heißt „Riskmanagement“. Und zuletzt muss sich jedes Unternehmen die Frage nach der Versicherungsnotwendigkeit und dem benötigten Versicherungsumfang für seine Flotte beantworten.Nicht jeder benötigt eine Vollkaskoversicherung.
 
5. Unpassende Fahrzeugfinanzierung
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Die Wahl der Finanzierungsform – Kauf, Leasing, Miete oder Mischmodelle – hat erheblichen Einfluss auf die Gesamtkosten. Nicht immer ist Leasing die optimale Lösung aus Sicht der Finanzierungs- und Folgekosten. Einmal getroffene Finanzierungsentscheidungen werden häufig jahrelang nicht mehr hinterfragt, auch wenn sich der Fahrzeugmarkt oder die Anforderungen an die Flotte komplett verändert haben.

In vielen Fällen werden Entscheidungen ohne Marktvergleich oder aktuelle Kalkulation getroffen. Dadurch bleiben bessere Konditionen oder flexiblere Vertragsgestaltungen ungenutzt.
Auch Vertragslaufzeiten, Restwertvereinbarungen und Kilometerpakete sind oft nicht auf den tatsächlichen Bedarf abgestimmt, was zu Mehrkosten bei Vertragsende führen kann.

Empfehlung:
Analysieren Sie die tatsächliche Nutzung Ihrer Fahrzeuge und vergleichen Sie regelmäßig Finanzierungsangebote. Ein professioneller Ausschreibungsprozess bringt in der Regel deutlich bessere Konditionen und erhöht die Flexibilität. Zudem muss eine einzelne Finanzierungsform nicht zwingend für alle Fahrzeugklassen und Nutzungsprofile passen. Wo im einen Fall Leasing passt, kann es im anderen Fall zur Kostenfalle werden.
 
Fazit
Die genannten fünf Fehler sind in der Praxis weit verbreitet – und sie summieren sich zu beträchtlichen Mehrkosten pro Fahrzeug und Jahr.

Ein professionelles Fuhrparkmanagement bedeutet, diese Schwachstellen konsequent zu identifizieren, gezielt zu beheben und die Prozesse laufend zu überprüfen.

Die Erfahrung zeigt: Bereits kleine Anpassungen in Transparenz, Qualifikation, Richtlinien, Schadenmanagement und Finanzierung können Einsparungen im zweistelligen Prozentbereich ermöglichen – ohne Leistungseinbußen, oft sogar mit einer Verbesserung der Servicequalität und einer Steigerung in Bezug auf die Resilienz des Unternehmens.

Mehr zum Thema? Dann schauen Sie sich doch unseren Podcasts für Fuhrpark- und Mobilitätsmanagement an.

Die unbequeme Wahrheit: Die Kosten laufen aus dem Ruder

Ein Blick auf die Gesamtkostenentwicklung (Total Cost of Ownership) der letzten fünf Jahre zeigt die Richtung:

• Kraftstoffkosten:  Steigerung um etwa 30 %
• Versicherung/Schadenmanagement: Anstieg um gut 50 %
• Finanzierungskosten: Durch höhere Preise und Zinsen gut 40 % gestiegen.

​Und die „Sonstiges“-Kosten? Undurchsichtig, schwer steuerbar – aber stetig wachsend.
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In vielen Unternehmen ist der Fuhrpark nach wie vor ein „Nebenbei“-Thema. Zuständigkeiten sind unklar, Regelungen fehlen oder werden ignoriert, Entscheidungen werden nach Bauchgefühl oder Bequemlichkeit getroffen. Das ist fatal – und teuer.

Die drei häufigsten Fehler – und was sie kosten:

1. Reagieren statt analysieren
   Wenn die Kosten steigen, wird meist operativ gegengesteuert: kürzere Leasingzeiten, weniger Ausstattung, billigere Marken. Klingt logisch – ist aber oft der Anfang vom Ende.
   
   
2. Keine Positionsbestimmung
   Wer seine Ausgangslage nicht kennt, kann auch keine sinnvollen Maßnahmen ergreifen. Viele Fuhrparkverantwortliche wissen nicht, wie hoch die durchschnittliche Kilometerleistung ist, welche Fahrzeuge wie lange genutzt werden, oder welche Kosten in den einzelnen Segmenten anfallen. Wer blind spart, spart am falschen Ende.
   
   
3. Gießkannenprinzip statt gezielter Optimierung
   Maßnahmen werden auf alle Fahrzeuge gleichermaßen angewendet, obwohl sie individuell optimierbar wären. Beispiel: Ein Stadtfahrzeug braucht ein anderes Finanzierungskonzept als ein Motivationsfahrzeug. Ein Sprinter im Serviceeinsatz muss anders gesteuert werden als ein Außendienstwagen.

Der richtige Weg: Struktur statt Schnellschuss
Kostendruck ist kein Schicksal. Er ist ein Weckruf. Wer ihn ernst nimmt, kommt an einem professionellen Optimierungsprozess nicht vorbei:

1. Positionsbestimmung
Die Bestandsaufnahme ist die Basis. Ohne sie bleibt jede weitere Maßnahme ein Schuss ins Blaue.

• Welcher Mobilitätsbedarf besteht tatsächlich?
• Welche Fahrzeuge sind im Einsatz, zu welchen Konditionen?
• Wie ist die Verwaltungsstruktur aufgestellt?
• Welche Dienstleister sind eingebunden?

2. Strategische Maßnahmen
Strategische Stellschrauben wie die nachfolgenden Beispiele gibt es viele im Fuhrparkmanagement:

• Nachverhandlungen von Rahmenverträgen
• Anpassung der Car-Policy an neue wirtschaftliche Rahmenbedingungen
• Professionalisierung von Prozessen (z. B. durch Digitalisierung)
• Schulung von Fuhrparkverantwortlichen und Entscheidern

3. Operative Maßnahmen
Hier geht es ins Tagesgeschäft – und auch hier steckt Potenzial.

     Beispiel Tankverhalten:

• Autobahntankung: 60 ct/Liter teurer
• Einsparung pro Tankfüllung: über 30 €
• Bei 100 Fahrzeugen und nur 1 Autobahn-Tankfüllung je Fahrzeug wöchentlich:
  → fast 150.000 € vermeidbare Mehrkosten jährlich

    Weitere operative Ansätze:

• Schaden- und Versicherungsmanagement (aktive Steuerung statt nur Schadensabwicklung)
• Optimierung der Nutzungsdauer – wirtschaftlicher als „volle Abschreibung“
• Systematisches Kraftstoffmanagement mit klaren Regeln

„So machen wir das schon immer“ – der gefährlichste Satz im Fuhrpark
Der größte Feind jeder Kostenoptimierung ist nicht die Marktentwicklung, nicht die Energiepreise und auch nicht der Versicherer. Es ist die Haltung: „Das haben wir schon immer so gemacht.“ Wer so denkt, hat schon verloren. Oder um es mit Albert Einstein zu sagen:

„Die reinste Form des Wahnsinns ist es, alles beim Alten zu belassen und gleichzeitig zu hoffen, dass sich etwas ändert.“

Veränderung beginnt im Kopf. Und sie beginnt mit der Erkenntnis, dass das alte System nicht mehr trägt. Wer glaubt, durch „Augen zu und durch“ oder „mal ein bisschen sparen“ den Kostendruck in den Griff zu bekommen, macht sich etwas vor.

Fazit: Wer sparen will, muss investieren – in Analyse und Struktur
Der steigende Kostendruck im Fuhrpark ist real. Er wird bleiben. Und er wird Unternehmen in den kommenden Jahren mehr beschäftigen als jede Diskussion über alternative Antriebe.

Was jetzt hilft:

• Den Überblick gewinnen
• Die eigenen Stellschrauben kennen
• Klar definierte Maßnahmen ergreifen
• Externe Expertise einbeziehen – nicht um alles aus der Hand zu geben, sondern um gezielt zu stärken

Nicht jede Entscheidung muss gleich revolutionär sein. Aber sie sollte durchdacht sein. Wer seine TCO kennt, wer Verantwortung für seinen Fuhrpark übernimmt und wer offen ist für neue Wege, kann auch in wirtschaftlich schwierigen Zeiten handlungsfähig bleiben.

Lust auf echte Klarheit im Fuhrpark?
Dann lassen Sie uns sprechen. Wir analysieren nicht nur Zahlen, wir schaffen Handlungsspielräume.

Eine Wertgrenze trägt damit zu mehr Fairness bei., Sie stellt sicher, dass Mitarbeiter auf ähnlichen Positionen oder mit ähnlichen Verantwortlichkeiten Zugang zu vergleichbaren Dienstwagen haben. Dadurch vermeidet sie Unterschiede bei der Fahrzeugwahl, welche nur auf individuellen Verhandlungen beruhen.
 
Häufig sollen durch festgelegte Referenz-Raten die späteren Kosten für Dienstwagen besser kontrollierbar sein. Die Rate stellt dabei eine maximale Grenze dar, die das Unternehmen für die Bereitstellung eines Dienstwagens übernimmt. Es besteht die Hoffnung durch eine Referenzrate die Budgetierung und langfristige Finanzplanung des Firmenfuhrparks zu erleichtern. Dies ist in den meisten Fällen jedoch ein Trugschluss.
 
Zusammengefasst hilft die Referenzrate im Wesentlichen dabei, …


…die Dienstwagenordnung klar und verständlich zu gestalten,
…für das Unternehmen und für die Mitarbeiter faire Bedingungen zu schaffen,
…den Beschaffungsaufwand zu reduzieren und
...die Fahrzeugauswahl zu steuern.
 
 
1.    Varianten 

Es gibt mehrere grundsätzliche Varianten für die Definition einer Referenzrate.

• Finanzrate (Leasing)
  1. Fixe Rate
  2. Matrix
• Full-Service-Rate (Leasing plus Service)
• TCO-Rate
• Bruttolistenpreis
• Netto/Nettolistenpreis

 
Es erscheint logisch, dass für die ersten beiden Varianten eine Leasingfinanzierung als Voruassetzung anzunehmen ist. Bei den drei letzten Varianten kann die Beschaffung sowohl im Leasing also auch durch Kauf zugrunde liegen. Empfehlenswert ist bei allen Varianten die Definition einer Mindestausstattung der Fahrzeuge. Diese sollte in der späteren Wertgrenze berücksichtigt sein. Ansonsten besteht die Gefahr, dass sich Dienstwagennutzer sicherheitsrelevante Ausstattungen zugunsten von Komfortausstattungen sparen.
Nachfolgend die Betrachtung der Ausgestaltungsmöglichkeiten sowie der Vor- und Nachteile der einzelnen Varianten.
 
 
2.    Finanzrate

Die Finanzrate als Referenzwert zu verwenden ist wahrscheinlich die gängigste Variante bei allen Unternehmen, die klassisches Kilometerleasing als Finanzierungsart gewählt haben.
 
Die grundsätzlichen Vorteile dieser Variante sind:

• Einbeziehung des Wertverlusts des gewählten Fahrzeugs
• Nutzer profitieren von den Großkundennachlässen des Unternehmens
• Rabatt- und Marketingaktionen der Hersteller führen zu Mehrwert beim Nutzer

 
Nachteile:

• Vereinbarte Nachlässe gehen ausschließlich zu Gunsten der Nutzenden
• Marketinggetriebene Beeinflussungen der Finanzraten durch die Leasingbanken sind für die Nutzenden nicht durchschaubar und daher schwer erklärlich
• Hohe Volatilität bei den Leasingraten führt zu hohem Anpassungsaufwand auf Seiten des Fuhrparkmanagements

 
Denkbar sind hier drei grundsätzliche Möglichkeiten. Eine fixe Rate, eine auf einer als Referenz definierten Laufleistungs-/Nutzungsdauerkombination beruhende Rate oder einer definierten Rate je nach Laufleistung/Nutzungsdauerkombination (Matrix).
 
3.    Fixe Rate

Die fixe Rate bedeutet, dass egal welche jährliche Laufleistung und welche Nutzungsdauer in einem Leasingvertrag zugrunde gelegt wird, immer für alle Nutzenden einer Kategorie dieselbe Rate gilt. Denkbar wäre diese Variante bei einem reinen Motivationsfuhrpark, das heißt, die Fahrzeuge werden beinahe ausschließlich privat genutzt.
 
4.    Referenzrate

Hierbei wird eine Laufleistungs- Nutzungsdauerkombination festgelegt und darauf die Leasingrate referenziert ((z. Bsp. 36 Monate/30.000 Kilometer; Referenzrate 500 Euro). Das Fahrzeug wird stets auf dieser Vorgabe kalkuliert. Der tatsächliche Leasingvertrag wird dann individuell auf Basis des Bedarfs des Dienstwagennutzenden abgeschlossen. Diese Variante hat den Vorteil, dass unabhängig von der tatsächlichen späteren vertragliche abgeschlossenen Laufleistung keine Unterschiede bei der Fahrzeugauswahl entstehen.
 
5.    Matrix

Hier wird für jede vorgesehen Laufleistung/Nutzungsdauerkombination eine Rate definiert.
 
Beispiel:
​Hierbei handelt es sich um eine Mischform der beiden vorangegangenen Varianten. Was auf den ersten Blick fair und praktikabel aussieht, hat jedoch in der Praxis massive Nachteile. Selbst wenn es gelingen sollte, eine realistische Abstufung zu definieren, ist der anschließende Pflegeaufwand enorm.
 
6.    Full-Service-Rate

Durch die Einbeziehung von zusätzlich angebotenen Serviceraten wird der Kostenbezug der Rate ausgeweitet. Meist wird die geschlossenen Servicerate für Wartung und Verschleiß mit eingerechnet, manchmal auch noch zusätzlich die Reifenrate.
 
Da es sich hierbei nur um eine Addition zusätzlicher Kosten handelt, kann diese Form der Kalkulation für alle vorgenannten Varianten genutzt werden. Die Intention hinter dieser Vorgehensweise ist, neben dem Wertverlust noch weitere Kostenbestandteile der späteren Nutzung einzubeziehen und damit die Nutzenden bei der Fahrzeugauswahl zu lenken (hohe Kosten = weniger Konfigurationsspielraum).
 
7.    TCO-Rate

Bei der Verwendung einer TCO-Rate werden alle Kosten, welche das Fahrzeug verursacht, miteinbezogen. Hierzu zählen:

• Leasingrate (oder alternativ der kalkulierte monatliche Wertverlust inklusive Zinskosten)
• Wartung
• Instandhaltung
• Reifen
• Steuer
• Versicherung
• Kraftstoff

 
Voraussetzung ist ein Car-Konfigurator, welcher die Möglichkeit bietet, je nach Modell die entsprechenden Betriebskostenkalkulationen durchzuführen.  Ansonsten ist dieses Modell in der Praxis nicht handhabbar.
 
8.    Bruttolistenpreis 

Die Festlegung des maximalen Bruttolistenpreises als Referenz ist eine weitere häufig anzutreffende Variante. Dabei wird je Kategorie ein fixer Bruttolistenpreis als Maximalwert angegeben.
 
Größter Vorteil dieser Variante ist die sehr einfache Handhabung sowohl für die Nutzenden, als auch für das Fuhrparkmanagement. Der Dienstwagennutzer kann auf Basis seines Referenzwertes (sowie weiterer Vorgaben aus der Car-Policy) auf den jeweiligen Herstellerseiten im Internet seine Fahrzeugkonfiguration durchführen und anpassen, bis sie seinen Vorstellungen entspricht. Dies kann er völlig allein, ohne Unterstützung durch das Fuhrparkmanagement, den Händler oder anderer Dritter.
 
Ein weiterer Vorteil besteht in der relativen Beständigkeit der Bruttolistenpreise. Während Leasingraten durch eine Vielzahl von Parameter beeinflusst werden und sich in kurzen Zeiträumen teilweise deutlich verändern, ist der Bruttolistenpreis relativ statisch. Anpassungen sind meist lediglich einmal jährlich nach den Preisrunden der Hersteller notwendig und bewegen sich meist im unteren einstelligen Prozentbereich.
 
Durch eine geschickte Auswahl der Modelle, welche angeboten werden, kann das Unternehmen hierbei sicherstellen, dass die Rabatte optimiert werden und dem Unternehmen zugutekommen. Während bei der Leasingvariante der Nachlass stets in die kalkulierte Rate mindernd miteinfließt und somit vom Nutzer meist voll ausgeschöpft wird, verbleibt der Nachlass hier beim Unternehmen.
 
Diese Variante wird teilweise auch von Unternehmen mit Leasingfinanzierung verwendet. Das heißt die Leasingrate bleibt bei der Kalkulation dem Mitarbeiter gegnüber völlig aus der Betrachtung heraus, jedoch wird das Fahrzeug anschließend über Leasing beschafft.
 
9.    Netto-Listenpreis

Diese Variante basiert ebenfalls auf dem Listenpreis des Fahrzeugs, allerdings abzüglich des Großkundenrabatts.
 
Damit wird der Nachlass wie bei der Leasingvariante an den Fahrzeugnutzer „durchgereicht“. Das heißt, er profitiert von den Nachlässen und bekommt dadurch „mehr Auto“ im Rahmen seiner Wertgrenze.
 
Nachteil dieser Variante ist, dass der Nutzer bei der Konfiguration den jeweiligen modellabhängigen Nachlass kennen müsste. Hinzu kommt die Erschwernis, dass dieser teilweise durch Aktionsrabatte zusätzlich schwanken kann. Alternativ hierzu könnte ein durchschnittlicher Rabatt eingerechnet bzw. vorgegeben werden.
 
10.          Bonus/Malus 

Alle genannten Kalkulationsvarianten können durch ein Bonus-/Malus-System erweitert werden. Dies kann zum Beispiel auf Basis eines CO2-Referenzwerts und der entsprechenden Abweichung passieren. Oder durch einen Bonus in Form einer Bruttoprämie bei einem Unterschreiten des Referenzwerts.
 
Entscheidend für den Erfolg einer solchen Systematik ist die gehaltliche Relevanz. Ein einmaliger Bonus in Höhe von 150 Euro bei einem Bruttogehalt von 6.000 Euro wird wenig Lenkungswirkung entwickeln.
 
11.          Zuzahlungen 

In allen Varianten stellt sich die Frage, ob eine Zuzahlung durch die Nutzenden möglich gemacht wird oder ob es sich bei den Referenzwerten um Maximalwerte handeln soll.
 
Wenn eine Zuzahlung durch die Fahrzeugnutzer freigegeben wird, sollte diese dennoch begrenzt werden, um unsinnige oder übertriebene Konfigurationen zu vermeiden.
 
Um Probleme bei Austritten während der Fahrzeuglaufzeit zu vermeiden, bietet es sich an, stets mit einmaligen Zuzahlungen zu arbeiten. So ist auch im Falle eines Leasings sichergestellt, dass die zusätzlich individuell gewünschte Ausstattung für das Unternehmen keine Mehrkosten verursacht.
 
12.          Bewertung 
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In den letzten Jahren bekamen viele Unternehmen mit Leasingreferenzraten Probleme. Durch die schnell stark gestiegenen Zinsen, schlechter Neuwagenverfügbarkeit und dadurch schnell steigenden Leasingraten mussten ständig die Referenzraten angepasst werden, um den Nutzern kein Downsizing aufzuzwingen. Gleiches gilt bei plötzlichen Anpassungen aufgrund von Restwertproblemen oder anderen Markteinflüssen. Dies dürfte der Hauptkritikpunkt an dieser Variante sein.
 
Ein weiteres Problem, welches bei allen leasing- sowie der TCO-basierten Varianten auftritt ist, dass der Nutzer seine Kalkulation nicht ohne Unterstützung durchführen kann. Häufig führt dies zu hohen Prozesskosten, da Fahrzeugkonfigurationen vom Nutzer durchgeführt, das zugehörige Angebot vom Fuhrparkmanagement eingeholt wird und dann eine erneute Anpassung der Konfiguration durch den Nutzer stattfindet, um sich möglichst nahe an die Referenzrate heranzuarbeiten. Dies führt häufig zu x-fachen Angebotseinholungen.
 
Daher ist es empfehlenswert bei der Auswahl der Leasingpartner auf das Vorhandensein eines Car-Konfigurators zu achten, der es ermöglicht die Car-Policy sowie die Konditionen kundenindividuell zu hinterlegen. Dies ermöglich den Nutzenden die permanente Kontrolle der Einhaltung ihrer Rate während der Konfiguration des Fahrzeugs. Alternativ ergibt ab einer bestimmten Fuhrparkgröße der Einsatz eines eigenen Car-Konfigurators Sinn. Diese werden als Softwarelösung am Markt angeboten (z. Bsp. EASY+ von Carano oder FleetScape von Innuce). Arbeitet das Unternehmen mit mehreren Leasingpartnern zusammen ist diese Variante fast schon zwingend, um hohen manuellen Aufwand zu vermeiden. Als dritte Möglichkeit kann alternativ ein externer Fuhrparkmanager (z. Bsp. Holman) eingebunden werden, der dann ein sogenanntes Multibidding durchführt.
 
Das häufigste Argument gegen eine Verwendung der (Brutto-)Listenpreissystematik ist die fehlende Kalkulationssicherheit, da dann nicht mehr klar sei, wie hoch die spätere (Full-Service-)Leasingrate sein wird. Diese Kostensicherheit ist jedoch ein Trugschluss, da in den allermeisten Fällen (außer bei der fixen Leasingrate als Referenz) die tatsächliche Leasingrate erst nach Abschluss des finalen Leasingvertrags mit individualisierter Laufleistung und -Zeit feststeht. Zudem kommen bei Leasing häufig weitere nicht oder nur schwer im Vorfeld kalkulierbare Zusatzkosten am Ende des Vertrags hinzu (Minderwerte, Mehr-/Minderkilometer, Vorfälligkeitsentschädigung…). Somit greift dieses Argument nur in den seltensten Fällen.
 
Die Vorteile der Listenpreise als Referenz überwiegen deren Nachteil bei weitem:

• einfache transparente Werte
• wenig Verwaltungsaufwand bei der Pflege der Werte
• geringe Prozesskosten bei der Konfiguration
• weniger Einflüsse durch Marketingmaßnahmen der Leasinggesellschaften
• kein Einfluss durch Restwertveränderungen am Markt
• unempfindlich gegenüber anstehenden Modellwechseln

Elektrofahrzeuge im Fuhrpark: Wann starten Sie durch? Wann wollen Sie umstellen - wann müssen Sie umstellen? Neben der Fahrzeugtechnik, Reichweiten, Zuladung und TCO-Betrachtungen spielt das Thema "Ladeinfrastruktur" eine entscheidende Rolle. Wie viele Ladepunkte, welche Leistung wird am Unternehmensstandort benötigt? Fehlentscheidungen können teuer werden. ​

Das Thema Elektromobilität wurde in den vergangenen Jahren breit diskutiert und Meinungsbilder haben sich entwickelt. Parallel hat sich aber auch der ökologische, ökonomische und nicht zuletzt der politische sowie gesellschaftliche Druck auf die Unternehmen und Fuhrparkverantwortlichen erhöht. Tendenz weiter steigend.

Jetzt müssen die Weichen zur künftigen Ausrichtung des Fuhrparks gestellt werden. Eine Basis für datenbasierte Managemententscheidungen muss geschaffen werden. Hierfür müssen Fahrprofilanalysen erstellt und ausgewertet werden. Die Auswertungen geben Aufschlüsse zu den relevanten Aspekten, damit Fehlinvestitionen vermieden werden.

• Unnötige Anforderungen an nicht genutzte Reichweiten schränken den Wettbewerb ein und schließen günstigere Fahrzeuge  bei der Beschaffungsentscheidung aus.
  
  
• Wegen fehlender Ladekonzepte werden kostenintensive Erhöhungen der Netzanschlussleistungen  realisiert, die nicht erforderlich sind.
  
  
• Die Planungen sehen häufig zu viele Ladestationen und zu hohe Ladeleistungen vor, welche den Investitionsbedarf nochmals steigern.
  
  
• Das Potential zur Fahrzeugelektrifizierung wird durch Fahrprofilanalysen objektiv dargelegt. Welche individuellen Fahrzeugeinsatzkonzepte steigern die Einsatzmöglichkeiten von E-Fahrzeugen?
  
  

Insbesondere die erwarteten hohen Kosten für Netzanschlusserhöhungen haben in den letzten Jahren häufig zu der Entscheidung geführt, den Fuhrpark zunächst nicht zu elektrifizieren. Chancen auch zur Kostenreduzierung wurden somit vertan. Informationen zum tatsächlichen Energiebedarf und den Ladezeitfenstern für ein optimales Lademanagement hätten in den meisten Fällen jedoch zu anderen Entscheidungen geführt.

Die Durchführung von qualifizierten Fahrprofilanalysen und einer folgenden Konzepterstellung ist durch die Fuhrparkmanager zumeist nicht zeitnah neben dem Tagesgeschäft zu erledigen. Dabei drängt die Zeit, insbesondere für Organisationen, die bereits heute gesetzlichen Regelungen unterliegen wie das „Saubere-Fahrzeuge-Beschaffungs-Gesetz“.

Gerne unterstützten wir Sie bei Ihrem Vorhaben. Wir bieten Ihnen die Erfassung und Auswertung Ihrer Fahrprofile und zeigen auf, welche Fahrzeuge für eine Umstellung geeignet sind und welche Infrastruktur für einen reibungslosen Betrieb benötigt wird. .

Das darauf aufbauende Konzept enthält Variantenplanungen, Vorschläge zu Prozessanpassungen zum E-Flotteneinsatz und die Veränderungen zu den Kostenstrukturen. Das Konzept bietet Ihnen somit eine datenbasierte Entscheidungsgrundlage.

carmacon ist eine unabhängige Fuhrparkberatungs-Gesellschaft ohne Präferenzen zu bestimmten Fahrzeugherstellern, Herstellern von Ladestationen und Anbietern von Lademanagementsystemen. Wir unterstützen Sie bei der Erfassung der Anforderungen an diese Systeme.  carmacon verfügt über einschlägige und langjährige Erfahrungen auf dem Gebiet der E-Mobilität in Fuhrparkflotten.

Bei Bedarf stellen wir für die Analysephase die Technik bereit, die eine digitale Erfassung der erforderlichen Daten gewährleistet. Die Belange der zuständigen Datenschützer und Arbeitnehmervertretungen im Unternehmen werden vollständig gewahrt.

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Das Management kommunaler Fuhrparks, und hier im Besonderen von Stadtwerken, stellt alle Beteiligten vor Herausforderungen, die in dieser Form im klassischen Fuhrpark nicht oder nur rudimentär vorkommen: Spezielle Anforderungen im Bereich der Beschaffung und der Verwaltung und spezifische Vorgaben bezüglich der Einsatzbereitschaft. Hinzu kommen technische Konzepte vom Rasenmäher über den PKW, den Transporter und den LKW bis zum Spezialfahrzeug, die alle beherrscht werden wollen. Häufig zeigt sich in einzelnen Segmenten ein hohes Durchschnittsalter der Fahrzeuge, da nur geringe Laufleistungen pro Jahr bewältigt werden müssen. Unterm Strich: Kein Job für Anfänger!

Make or buy: Rechnet sich die Eigenwerkstatt oder wäre ein Outsourcing sinnvoll?

Typischerweise wird häufig eine Eigenwerkstatt betrieben. Teilweise als Regiewerkstatt mit speziellem Know-how für Aufbauten und Sonderfahrzeuge stehen diese in Größe und Ausstattung kommerziellen Fachwerkstätten in nichts nach. Das sorgt jedoch dafür, dass immer die Frage im Raum steht: Make or buy? Lohnt es sich und ist es wirtschaftlich, diese Kapazitäten vorzuhalten oder wäre eine Auslagerung nicht sinnvoller? Eine Frage, die häufig von großen Beratungsunternehmen nur auf Basis wirtschaftlicher Kennzahlen und dem Potential zum Personalabbau beurteilt wird. Einfache Antworten auf komplexe Fragestellungen führen jedoch selten zum Erfolg.

Kostendruck, betriebliche Anforderungen und politische Erwartungshaltungen

Obwohl die Einsatzfähigkeit und die Verfügbarkeit der Fahrzeuge Priorität haben, stehen Kommunen und Stadtwerke zunehmend unter Kostendruck. Gleichzeitig befinden sie sich im Fokus der öffentlichen und politischen Wahrnehmung. Obwohl kommunale Unternehmen seit Jahren Vorreiter beim Einsatz von alternativen Antrieben wie CNG- und E-Fahrzeugen sind,  ist die Erwartungshaltung in den letzten Jahren deutlich weiter gestiegen. Nachhaltigkeitsstrategien, Car-Sharing-Konzepte, Aufbau interner und öffentlicher Ladeinfrastruktur – der Weg führt mehr und mehr zum betrieblichen Mobilitätsmanagement.
Zudem steigen die Anforderungen an Nachhaltigkeitskriterien bei der Beschaffung. Die „Clean Vehicles Directive“ verpflichtet die öffentliche Hand aktiv zur Bestellung und Beauftragung von Fahrzeugen mit deutlich höheren Anforderungen an CO2-Emissionen als bisher. Mit den „Clean Vehicles“ sind saubere Pkw und Nutzfahrzeuge bis 3,5t gemeint, die weniger als 50g CO2/km ausstoßen. Gemäß den Vorgaben der EU müssen ab dem Jahr 2026 sogar 38,5 Prozent der bestellten Nutzfahrzeuge und Pkw sogenannte Null-Emissionsfahrzeuge sein.

Leasing als Königsweg?

Gerade bei knappen Mitteln scheint Leasing als Finanzierungsform die ideale Lösung zu sein. Was für klassische Außendienst-PKW gilt, lässt sich jedoch nicht so einfach auf kommunale Fuhrparks übertragen. Wechselnde Nutzer, Transporter mit Einbauten, geringe Laufleistungen und starke Beanspruchung sorgen am Ende des Leasingvertrags oft für böse Überraschungen. Ein differenziertes und bedarfsgerechtes Finanzierungskonzept spart hier viel Ärger und noch mehr Kosten.

Fachkräftemangel und „war for talents“
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Auch kommunale Unternehmen stehen zunehmend im Wettbewerb um qualifiziertes Personal. In der Privatwirtschaft ist der Begriff „Mobilitätsmanagement“ längst angekommen. Mobilitätskonten, Corporate-Carsharing, Bikeleasing und Car-Allowance sind inzwischen Komponenten, die den klassischen Dienstwagen als Gehaltsbestandteil ergänzen und teilweise auch ersetzen. Betriebliches Mobilitätsmanagement wird zunehmend zum Wettbewerbsfaktor. Clevere Mobilitätslösungen und -angebote machen das Unternehmen am Arbeitsmarkt attraktiv und sorgen für Mitarbeiterbindung und Motivation.

Die Quadratur des Kreises

Für kleinere Kommunen und ihre angegliederten Betriebe gelten dieselben Herausforderungen, wie für große. Egal ob 50 oder 1.500 Einheiten – Nachhaltigkeit, Wirtschaftlichkeit, Einsatzbereitschaft und Halterhaftung sind in gleichem Maß von Bedeutung. Anders dargestellt, gilt es die nachfolgenden Punkte als Erfolgskriterien zu begreifen:

1. Eine bedarfsgerechte und nachhaltige Beschaffungsstrategie
2. Passgenaue Finanzierungskonzepte
3. Eine hohe Transparenz in Bezug auf Auslastung und Kosten
4. Die Beachtung und Sicherstellung der Vorschriften in Bezug auf Arbeitssicherheit und Halterhaftung
5. Effiziente Verwaltungs- und Instandhaltungsprozesse
6. Zielgerichtetes operatives Controlling

Häufig tritt die Frage nach geeignetem und qualifiziertem Personal in den Hintergrund. Permanente Qualifizierung und Schulung der Mitarbeiter sind in diesem Bereich jedoch zwingend. Zum einen ist die Veränderungsgeschwindigkeit im automotiven Umfeld höher denn je. Zum anderen ist die Suche nach Personal schwierig, da es keine formale Ausbildung gibt, die alle notwendigen Qualifikationsbereiche abdeckt. Fuhrparkmanager/innen sind Spezialisten! Eine langfristige Personalplanung ist hier als Risikominimierung wichtiger als in vielen anderen Bereichen. ​

Liebe Kunden, liebe Geschäftspartner, 
sehr geehrte Damen und Herren, 

wir informieren Sie an dieser Stelle über aktuelle Themen rund um das Fuhrpark- und Mobilitätsmanagement. 

Viele Grüße und viel Spaß mit unseren Themen
Marc-Oliver Prinzing