Mit der richtigen Fuhrparksoftware zum Ziel

Software für die Optimierung der Fuhrparkprozesse zu finden ist wie die Suche nach der Nadel im Heuhaufen! Unglücklicherweise gibt es zudem gleich mehrere Heuhaufen, um bei diesem Bild zu bleiben. Dabei steht es außer Frage, dass eine Digitalisierung Sinn macht. Eigentlich. Wobei wenn man sich mit Unternehmensleitungen unterhält, stellt man häufig fest, dass sich diese Erkenntnis noch nicht überall durchgesetzt hat. Niemand käme heute noch auf die Idee, die Buchhaltung via handgeschriebener Kontenbüchern zu erledigen. Oder gar per Excel! Im Fuhrparkmanagement soll dies jedoch durchaus Sinn machen, wenn man manchen Entscheidern glauben darf.

Digitalisierung bedeutet nicht nur die Einführung neuer Technologien, sondern auch die Veränderung von Prozessen und die Anpassung von Geschäftsmodellen.

(Timotheus Höttges, CEO Deutsche Telekom)

Ansatzpunkte für eine Digitalisierung finden sich viele im Fuhrparkmanagement. Nahezu jeder Prozess lässt sich heute mit einem geeigneten IT-System unterstützen oder sogar automatisieren. Problem dabei ist, die richtige, für meinen Fuhrpark und meine Anforderungen geeignete Fuhrparksoftware zu finden. Für viele Fuhrparkverantwortliche stellt sich diese Frage meist nur einmal im Laufe ihrer beruflichen Karriere. Auf eigene Erfahrungen zurückzugreifen ist also nicht möglich. Was folgt ist oft eine Odyssee. Die eigene IT-Abteilung hat meist eine klare Meinung und Vorstellung, leider nicht fachbezogen, sondern technisch. Bei der Befragung von Kollegen und Kolleginnen aus anderen Unternehmen kommen zwar Tipps und Hinweise, nur passt der dortige Fuhrpark nicht zum eigenen.

Am Ende werden Systeme angeschaut und der überzeugendest Vertriebsmensch bekommt den Zuschlag. Häufig leider nicht das geeignete System. Am Ende wird eine Software gekauft/gemietet und man schlägt sich dann über Jahre mit den Unzulänglichkeiten des Systems herum. Hauptsache man hat etwas.

Sicherlich ein düsteres Szenario aber leider haben unsere Berater so etwas schon dutzendfach gesehen. Oft erst dann, wenn der Leidensdruck groß genug geworden ist. Dabei passiert dies in vielen anderen Bereichen des täglichen Lebens genau so. man geht zu seiner Hausbank wegen einer Baufinanzierung und bekommt das beste Angebot. Aber leider nur das Beste das die Hausbank im Portfolio hat. Eine unabhängige Finanzierungsberatung hätte schließlich Geld gekostet. Dass es so am Ende noch viel mehr Geld kostet, bleibt Gott sei Dank häufig unentdeckt und schont die Nerven.

Dabei ist es relativ einfach diese Eingangs dargestellten Fehler und Fallstricke zu vermeiden.

Fuhrparkmanagement-Software

Wie Sie in 10 Schritten zur geeigneten Fuhrparksoftware kommen

Analysieren Sie Ihren eigenen Fuhrpark.
Definieren Sie, was Sie benötigen, was das System können soll.
Holen Sie sich die zu beachtenden Rahmenbedingungen von Ihrer IT ein.
Fragen Sie beim Ihrem Datenschützer, was Sie beachten müssen.
Schauen Sie sich Systeme bei Kollegen und Kolleginnen an.
Holen Sie sich Informationen der Anbieter zu deren Angeboten ein.
Schauen Sie sich nicht nur die Systeme, sondern auch die Anbieter an, und zwar sehr genau. Sie werden viel mit dem Anbieter zu tun haben.
Machen Sie eine Ausschreibung.
Treffen Sie Ihre Wahl. Nicht der günstigste ist auf lange Sicht der wirtschaftlichste.
Wenn Sie feststellen, dass es die falsche Wahl war, ziehen Sie die Reißleine! Lieber ein Ende mit Schrecken, als ein Schrecken ohne Ende. Die falsche Software/der falsche Anbieter kosten Sie auf die Dauer am Ende mehr als ein schneller Wechsel.

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Fuhrparksoftware: 3 Gründe für die Digitalisierung
Ihres Fuhrparkmanagements

Drei Gründe, warum sich die Investition in eine Digitalisierung Ihres Fuhrparkmanagement lohnen:

Rechtssicherheit
Termine für Hauptuntersuchung, §57b, Führerscheinkontrollen, Unterweisung, UVV-Prüfung, Gesundheitsprüfung, Berufskraftfahrerqualifikation…haben Sie noch den Überblick? Lücken in der Organisation und Versäumnisse führen schnell zur persönlichen Haftung der Geschäftsleitung und/oder der Fuhrparkverantwortlichen. Von Bußgeldern, Punkten, Entzug der Fahrerlaubnis, Regress durch das eigene Unternehmen bis hin zur Gefängnisstrafe - alles keine verlockenden Aussichten und Grund genug sich um die Organisation und Dokumentation zu kümmern. Manuell ab einer bestimmten Fahrzeuganzahl schlicht nicht mehr zu bewältigen. Die Organisation und Durchführung von Führerscheinkontrollen und Unterweisungen sind bei einem dezentralen Fuhrpark manuell nur mit hohem Aufwand und hoher Fehleranfälligkeit möglich.

Transparenz
Ohne einen detaillierten Überblick über den Bestand, die Kosten, Laufleistungen, Verbräuche, Verträge, Schäden und Emissionen lässt sich ein Fuhrpark nicht steuern. Wichtige Fragen bleiben ungestellt oder unbeantwortet. Und wenn es doch mal nicht anders geht, werden die Daten aufwändig und aus verschiedenen Quellen ermittelt und zusammengestellt. Fehler sind vorprogrammiert. Ein schnelles und qualitativ hochwertiges Reporting ist die Quintessens eines modernen Fuhrparksystems. Eine bedarfsgerechte Bereitstellung und der Abruf von Daten und Auswertungen sollte allen am Fuhrparkmanagementprozess beteiligten Funktionen im Unternehmen möglich sein. Personal, Controlling, Kostenstellenverantwortliche und Nutzende erhalten so Zugriff und können Auswertungen im Self-Service generieren.

Effizienz
Die digitale Verarbeitung eingehender Rechnungen, Dokumente und Daten, die Übergabe an Schnittstellen sind nur ein Aspekt der Effizienzverbesserung. Über ein professionelle Fuhrparkmanagement-Tool lässt sich auch die Kommunikation zu den Nutzenden optimieren. Automatisierte Erinnerungsmails, Kilometerstandeingabe von Seiten der Nutzenden, Unfallmeldungen und ähnliches können aus dem System heraus erzeugt oder dezentral erfasst werden. Aktuell haben auch aller Fuhrparkverantwortlichen ohne Fuhrparksystem in der Pandemie einen schwierigen Stand gehabt. Der Zugriff auf Daten und Dokumente aus dem Homeoffice ist dann oftmals nicht möglich. Vertretungsregelungen sind kompliziert umzusetzen.

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Fuhrparksoftware im Test: diese Merkmale überzeugen

Wie findet man heraus, ob die Software in der engeren Auswahl denn wirklich dir richtige ist? Schnell wird die Frage nach einer Demoversion gestellt. Selbst ausprobieren, Fahrzeuge und Fahrer anlegen, Rechnungen erfassen, Tankdaten einlesen und Auswertungen erzeugen. Sicher prinzipiell eine gute Idee, aber haben Sie die Zeit für so etwas? Professionelle Fuhrparksysteme sind komplex und definitiv nicht intuitiv bedienbar. Natürlich gibt es auch letztere, aber das dürfte dann eher für geringe Ansprüche bei reduzierter Funktionstiefe geeignet sein.

Nehmen Sie sich die Zeit und gehen Sie zusammen mit dem Anbieter durch die Software. Im Normalfall möchte der Fuhrparkverantwortliche an diesem Punkt keine Schulung, um das System selbst bedienen zu können, sondern lediglich sehen was wie funktioniert. Ein eintägiger Workshop, gut vorbereitet, reicht dafür völlig aus. Wenn ein Anbieter das ab einer bestimmten Fuhrparkgröße nicht kostenfrei anbietet, sollte man sich fragen, ob die Kundenorientierung ausreichend ausgeprägt ist.

Wichtig bei der Softwareauswahl: Lässt sich die Fuhrparksoftware ohne Einsatz von Programmierern oder Consultants des Anbieters anpassen. Neue zusätzliche Felder, Auswertungen oder notwendige Datenexporte nach Excel sind später tägliches Geschäft im Fuhrparkmanagement. Hier jedes Mal auf Hilfe vom Anbieter angewiesen zu sein,. Egal ob kostenfrei oder nicht, bremst aus und nervt.

FAQ - Häufige Fragen und Antworten im Überblick

Wie finde ich geeignete Software?

Entweder mit Hilfe unserer Berater oder Sie machen sich selbst auf die Suche. In den Fachzeitschriften gibt es jedes Jahr Marktübersichten. Dabei muss nur beachtet werden, was hier alles unter Fuhrparkmanagementsoftware läuft. Teilweise sind es Car-Sharing-Lösungen oder Programme für das Lademanagement von Elektrofahrzeugen. Alternativ gibt es Fuhrparkmessen, wie die alljährlich in Düsseldorf stattfindende „Flotte“. Dort sind in der Regel einige Anbieter anzutreffen. Und last not least die Recherche im eigenen Netzwerk. Fragen Sie mal bei Kollegen und Kolleginnen nach, was die sos im Einsatz haben.

Was kostet Fuhrparksoftware?

Wie immer. Es kommt drauf an. Entscheidende sind die eingesetzte Technik (Cloud oder On-Prem, also Lizenzkauf), der Funktionsumfang und natürlich die Fuhrparkgröße. Professionelle Fuhrparksoftware erhalten Sie bereits ab ca. 3.000 bis 4.000 Euro (Einmalkosten) für einen Fuhrpark bis 100 Fahrzeuge. Cloudbasierte System kommen hier schnell mal auf 7 bis 10 Euro je Fahrzeug und Monat. Das kann schnell teuer werden. Zudem gibt es Anbieter, die erst einmal niedrig starten und dann die Zügel anziehen. Ärgerlich, wenn man dann bereits die Daten im System eingepflegt hat und die Prozesse auf die Software ausgerichtet sind. Ein Wechsel fällt dann schwer und genau darauf setzen die schwarzen Schafe in der Branche.

Kann man das nicht selbst mit Excel und Co. machen?

Grundsätzlich kommt es darauf an, was ich möchte. Eine einfache Fahrzeugliste lässt sich natürlich auch selbst mit Excel erstellen. Kostenerfassung, Schadenberichte, Tankdatenmanagement und womöglich Schnittstellen in die Fibu sind da schnell die Showstopper. Für Unternehmen sind komplexe Excel- oder Access-Lösungen zudem hoch riskant. Fällt der Autor der Software durch Jobwechsel, Krankheit oder schlimmerem aus sitzen diese mit einem System da, zu welchem es normalerweise keine Dokumentation gibt. Da kann sehr schnell das Chaos ausbrechen.

Nutzen Sie unsere Expertise von Anfang an. Wir verstehen Anforderungen von Fuhrparks und sichern Ihnen eine bestmögliche Auswahl und Integration von IT-Lösungen für Ihr Unternehmen. Ein erster Schritt: Nehmen Sie Kontakt mit uns auf!

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