Mit der richtigen Fuhrparksoftware zum Ziel
Software für die Optimierung der Fuhrparkprozesse zu finden ist wie die Suche nach der Nadel im Heuhaufen! Unglücklicherweise gibt es zudem gleich mehrere Heuhaufen, um bei diesem Bild zu bleiben. Dabei steht es außer Frage, dass eine Digitalisierung Sinn macht. Eigentlich. Wobei wenn man sich mit Unternehmensleitungen unterhält, stellt man häufig fest, dass sich diese Erkenntnis noch nicht überall durchgesetzt hat. Niemand käme heute noch auf die Idee, die Buchhaltung via handgeschriebener Kontenbüchern zu erledigen. Oder gar per Excel! Im Fuhrparkmanagement soll dies jedoch durchaus Sinn machen, wenn man manchen Entscheidern glauben darf.
Digitalisierung bedeutet nicht nur die Einführung neuer Technologien, sondern auch die Veränderung von Prozessen und die Anpassung von Geschäftsmodellen.
(Timotheus Höttges, CEO Deutsche Telekom)
Ansatzpunkte für eine Digitalisierung finden sich viele im Fuhrparkmanagement. Nahezu jeder Prozess lässt sich heute mit einem geeigneten IT-System unterstützen oder sogar automatisieren. Problem dabei ist, die richtige, für meinen Fuhrpark und meine Anforderungen geeignete Fuhrparksoftware zu finden. Für viele Fuhrparkverantwortliche stellt sich diese Frage meist nur einmal im Laufe ihrer beruflichen Karriere. Auf eigene Erfahrungen zurückzugreifen ist also nicht möglich. Was folgt ist oft eine Odyssee. Die eigene IT-Abteilung hat meist eine klare Meinung und Vorstellung, leider nicht fachbezogen, sondern technisch. Bei der Befragung von Kollegen und Kolleginnen aus anderen Unternehmen kommen zwar Tipps und Hinweise, nur passt der dortige Fuhrpark nicht zum eigenen.
Am Ende werden Systeme angeschaut und der überzeugendest Vertriebsmensch bekommt den Zuschlag. Häufig leider nicht das geeignete System. Am Ende wird eine Software gekauft/gemietet und man schlägt sich dann über Jahre mit den Unzulänglichkeiten des Systems herum. Hauptsache man hat etwas.
Sicherlich ein düsteres Szenario aber leider haben unsere Berater so etwas schon dutzendfach gesehen. Oft erst dann, wenn der Leidensdruck groß genug geworden ist. Dabei passiert dies in vielen anderen Bereichen des täglichen Lebens genau so. man geht zu seiner Hausbank wegen einer Baufinanzierung und bekommt das beste Angebot. Aber leider nur das Beste das die Hausbank im Portfolio hat. Eine unabhängige Finanzierungsberatung hätte schließlich Geld gekostet. Dass es so am Ende noch viel mehr Geld kostet, bleibt Gott sei Dank häufig unentdeckt und schont die Nerven.
Dabei ist es relativ einfach diese Eingangs dargestellten Fehler und Fallstricke zu vermeiden.
Am Ende werden Systeme angeschaut und der überzeugendest Vertriebsmensch bekommt den Zuschlag. Häufig leider nicht das geeignete System. Am Ende wird eine Software gekauft/gemietet und man schlägt sich dann über Jahre mit den Unzulänglichkeiten des Systems herum. Hauptsache man hat etwas.
Sicherlich ein düsteres Szenario aber leider haben unsere Berater so etwas schon dutzendfach gesehen. Oft erst dann, wenn der Leidensdruck groß genug geworden ist. Dabei passiert dies in vielen anderen Bereichen des täglichen Lebens genau so. man geht zu seiner Hausbank wegen einer Baufinanzierung und bekommt das beste Angebot. Aber leider nur das Beste das die Hausbank im Portfolio hat. Eine unabhängige Finanzierungsberatung hätte schließlich Geld gekostet. Dass es so am Ende noch viel mehr Geld kostet, bleibt Gott sei Dank häufig unentdeckt und schont die Nerven.
Dabei ist es relativ einfach diese Eingangs dargestellten Fehler und Fallstricke zu vermeiden.
Fuhrparkmanagement-Software
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Wie findet man heraus, ob die Software in der engeren Auswahl denn wirklich dir richtige ist? Schnell wird die Frage nach einer Demoversion gestellt. Selbst ausprobieren, Fahrzeuge und Fahrer anlegen, Rechnungen erfassen, Tankdaten einlesen und Auswertungen erzeugen. Sicher prinzipiell eine gute Idee, aber haben Sie die Zeit für so etwas? Professionelle Fuhrparksysteme sind komplex und definitiv nicht intuitiv bedienbar. Natürlich gibt es auch letztere, aber das dürfte dann eher für geringe Ansprüche bei reduzierter Funktionstiefe geeignet sein.
Nehmen Sie sich die Zeit und gehen Sie zusammen mit dem Anbieter durch die Software. Im Normalfall möchte der Fuhrparkverantwortliche an diesem Punkt keine Schulung, um das System selbst bedienen zu können, sondern lediglich sehen was wie funktioniert. Ein eintägiger Workshop, gut vorbereitet, reicht dafür völlig aus. Wenn ein Anbieter das ab einer bestimmten Fuhrparkgröße nicht kostenfrei anbietet, sollte man sich fragen, ob die Kundenorientierung ausreichend ausgeprägt ist. Wichtig bei der Softwareauswahl: Lässt sich die Fuhrparksoftware ohne Einsatz von Programmierern oder Consultants des Anbieters anpassen. Neue zusätzliche Felder, Auswertungen oder notwendige Datenexporte nach Excel sind später tägliches Geschäft im Fuhrparkmanagement. Hier jedes Mal auf Hilfe vom Anbieter angewiesen zu sein,. Egal ob kostenfrei oder nicht, bremst aus und nervt. |
FAQ - Häufige Fragen und Antworten im Überblick
Wie finde ich geeignete Software?
Entweder mit Hilfe unserer Berater oder Sie machen sich selbst auf die Suche. In den Fachzeitschriften gibt es jedes Jahr Marktübersichten. Dabei muss nur beachtet werden, was hier alles unter Fuhrparkmanagementsoftware läuft. Teilweise sind es Car-Sharing-Lösungen oder Programme für das Lademanagement von Elektrofahrzeugen. Alternativ gibt es Fuhrparkmessen, wie die alljährlich in Düsseldorf stattfindende „Flotte“. Dort sind in der Regel einige Anbieter anzutreffen. Und last not least die Recherche im eigenen Netzwerk. Fragen Sie mal bei Kollegen und Kolleginnen nach, was die sos im Einsatz haben.
Was kostet Fuhrparksoftware?
Wie immer. Es kommt drauf an. Entscheidende sind die eingesetzte Technik (Cloud oder On-Prem, also Lizenzkauf), der Funktionsumfang und natürlich die Fuhrparkgröße. Professionelle Fuhrparksoftware erhalten Sie bereits ab ca. 3.000 bis 4.000 Euro (Einmalkosten) für einen Fuhrpark bis 100 Fahrzeuge. Cloudbasierte System kommen hier schnell mal auf 7 bis 10 Euro je Fahrzeug und Monat. Das kann schnell teuer werden. Zudem gibt es Anbieter, die erst einmal niedrig starten und dann die Zügel anziehen. Ärgerlich, wenn man dann bereits die Daten im System eingepflegt hat und die Prozesse auf die Software ausgerichtet sind. Ein Wechsel fällt dann schwer und genau darauf setzen die schwarzen Schafe in der Branche.
Kann man das nicht selbst mit Excel und Co. machen?
Grundsätzlich kommt es darauf an, was ich möchte. Eine einfache Fahrzeugliste lässt sich natürlich auch selbst mit Excel erstellen. Kostenerfassung, Schadenberichte, Tankdatenmanagement und womöglich Schnittstellen in die Fibu sind da schnell die Showstopper. Für Unternehmen sind komplexe Excel- oder Access-Lösungen zudem hoch riskant. Fällt der Autor der Software durch Jobwechsel, Krankheit oder schlimmerem aus sitzen diese mit einem System da, zu welchem es normalerweise keine Dokumentation gibt. Da kann sehr schnell das Chaos ausbrechen.
Nutzen Sie unsere Expertise von Anfang an. Wir verstehen Anforderungen von Fuhrparks und sichern Ihnen eine bestmögliche Auswahl und Integration von IT-Lösungen für Ihr Unternehmen. Ein erster Schritt: Nehmen Sie Kontakt mit uns auf!
Wir sind für Sie da! Schreiben Sie uns oder der rufen Sie an!